WordCamp España Online: y el sueño se hizo realidad

El 18 de marzo de 2020 creamos el canal #WCEspaña-online en el slack de WordPress España.

El germen venía de antes. En concreto de un comentario ¿inocente? de Fernando Tellado en una videconferencia entre amigos primero y en un chat de slack después. La respuesta de Rocío Valdivia dando alas al proyecto desató la magia de la comunidad.

50 días después arrancaba la primera WordCamp nacida online de la historia, el evento WordPress con mayor número de registros jamás celebrado.

En el primer post que se publico en el sitio web de #WCES ya expliqué los motivos del nacimiento del proyecto y no me quiero repetir aquí. Mi objetivo ahora es compartir mi experiencia más personal y humana de esta aventura alucinante.

El equipo de WordCamp España

Desde un primer momento tuve claro que el equipo debía ser grande, había que tratar de que el peso estuviera muy repartido para que fuera llevadero en estos momentos tan difíciles.

Además debía estar compuesto por gente con mucha experiencia en WordCamps. Las particularidades de estos eventos son varias y cuando el equipo las conoce se agiliza mucho la toma de decisiones y los avances.

Enseguida me di cuenta de que la única manera de hacer que la rueda avanzase sin pérdidas de tiempo en reuniones eternas era que aunque la organización fuera lo más horizontal posible, debía haber una estructura estanca por equipos. Interrelacionados pero autónomos. Una cierta jerarquía.

Para eso elegí a 8 «capitanes» o responsables en los que pudiera confiar para tomar decisiones que nos permitieran avanzar rápidamente. Gente solvente y trabajadora. Todos ellos se habían prestado a ayudar en el canal que mencionaba en el primer párrafo. Se enteraron de lo que se estaba cuajando y dieron un paso al frente.

Sacra Jáimez (Marketing), Olga Molina (Diseño), Fernando Tellado (Contenidos), David Pérez (Sponsors), Rafa Poveda (Webmasters), Roberto Vázquez (Ponentes), Mariano Pérez (Contributor Day) y Julio de la Iglesia (Streaming).

Todos tuvieron libertad para elegir su propio equipo de trabajo y, como tienen experiencia, sabían el tamaño que debía tener. Hubo muchas personas que se propusieron como voluntarios, así que la mayoría de los colaboradores salieron de esas propuestas.

No voy a mencionar aquí a todas las personas que se sumaron al proyecto pero al final nos juntamos más de 40. Aquí puedes conocer al resto del equipo de WordCamp España.

Tengo que confesar que entre estos capitanes había gente a la que conocía más y a otras personas menos. Con algunos he coincidido en muchas WordCamps, como Rafa, he trabajado mano a mano con otros, como Julio y con alguno tengo un contacto diario, como Fernando.

Pero a otros, aun considerándoles «colegas», no tenía el gusto de conocerles tan de cerca. Esta WordCamp ha sido una experiencia maravillosa para conectar más con esas personas. He descubierto no solo lo fantásticos profesionales que son, sino la estupenda actitud y entrega que les acompaña.

En las más de 25 reuniones que hemos tenido no ha habido una sola discusión. Ha podido haber intercambio de opiniones, votaciones para tomar decisiones ajustadas o aspectos en los que alguien ha tenido que recular. Pero todo desde el respeto más absoluto y la mejor de las actitudes. Siempre tratando de sumar.

Puede que yo tuviera algunas dudas al respecto, pensaba que eso iba a ser el mayor reto con el que me iba a encontrar. No en vano muchos de los miembros del equipo son líderes de sus comunidades y personalidades con sus egos, naturalmente. Pero tengo que reconocer que fue facilísimo repartir tareas y jamás nadie se quejó de la carga de trabajo o de la naturaleza de ninguna de esas tareas. Una auténtica delicia incluso cuando algún equipo estaba al límite de la carga de trabajo que podía asumir. Impresionante.

Hitos de la organización de WordCamp España

Cada equipo ha tenido sus propios retos a superar. Dificultades técnicas al margen (solo los protagonistas saben el esfuerzo que ha requerido cada tarea), me quedo con los siguientes:

• Diseño: la presentación de una de las webs más bonita y usable de todas las que se han visto en WordCamps.
  La concepción del Wapuu Okaeri también fue un éxito. Reconozco que al principio no me enamoró demasiado pero después me ha ido ganando y ahora lo adoro. Es una suerte que estas cosas se decidan por votaciones del equipo para corregir torpezas como la mía.
• Ponentes: Por supuesto, la selección de ponentes. Los chicos de Roberto tuvieron que sufrir alguna presión fea incluso antes de que se conociera el programa. Solo nosotros sabemos lo duro que fue para ellos y el esfuerzo que pusieron en que fuera la mejor posible.
• Contenidos: No es fácil escribir sobre algunas cosas que se repiten en todas las WordCamp y mantener el interés. El equipo de contenidos ha tenido un flujo de publicación de post, páginas y mails que parece mentira que solo estuviera llevado por dos personas. Y además con una voz clara e identificable de la WordCamp.
• Marketing: Cualquiera que haya seguido las redes sociales habrá comprobado el estilo de publicación, la frecuencia y el tono. Han dotado a WCES de una personalidad muy sólida. Además la velocidad de reacción ante cualquier situación ha sido envidiable.
• Contributor: El simple hecho de celebrar el primer Contributor Day 100% online de la historia ya era un reto enorme. Vista las valoraciones de muchos líderes de mesa, parece que el resultado fue incluso mejor que su versión presencial.
• Sponsors: Había que innovar mucho y tratar de trasladar a los patrocinadores conceptos nuevos como el swag digital y las mesas virtuales. No era nada fácil ese asunto.
• Webmasters: Las webs de las WordCamps están dentro de una red multisite de WordCamp Central. Tocar cualquier cosa de la estructura general es un reto que requiere contactar con gente del canal meta de WordCamps en global. Además las cosas cambian y lo que hoy funciona, quizás mañana no (y al revés). En nuestro caso incluso se han añadido cosas al trac para mejorar los sitios.
• Streaming: ¿Hace falta decirlo? 30 horas de emisión multicámara con más de 66 personas implicadas entrando y saliendo del programa. Increíble.
• Mentores: un webinar no se parece demasiado a una presentación en vivo así que montamos un equipo de mentores capitaneados por Luis Miguel Climent Angel G. Zinsel para ayudar a los ponentes.
• Presentadores: Era clave mantener un ritmo alto de charlas que no permitiera bajar la atención. Necesitábamos a presentadores que se ocuparan de conectar con los ponentes y guiar las preguntas con agilidad. Sin duda su trabajo ha sido clave para el éxito de la WC porque eran la cara y voz de WordPress España.
• Moderadores: Los chats de YouTube los carga el diablo y estábamos preocupados por lo que pudiera pasar. El código de conducta es sagrado. Al final no llegó la sangre al río, los asistentes a WordCamps son buena gente.
• Networking: No había un equipo como tal para diseñar esto pero una de nuestras obsesiones fue reproducir el calor humano de las WordCamp. Queríamos que la gente se sintiera cómoda y participase de forma activa, que conociera a los ponentes y que pudieran hablar de sus cosas. Zoom nos ofreció esa posibilidad después de descartar otras opciones. No eran buenos momentos de Zoom por sus problemas de seguridad pero el resto de herramientas o no cumplían los criterios de calidad mínimos que deseábamos u ofrecían obstáculos serios a nivel de accesibilidad (como no ser navegables desde teclado).
• Accesibilidad: La mayor parte del presupuesto se nos ha ido en ofrecer una transmisión accesible. YouTube y Zoom lo son (no al 100% por desgracia, pero sí en una parte importante) y solo nos faltaba resolver la parte del contenido. Para eso contratamos un servicio de estenotipia que transcribió en tiempo real todo lo que decían nuestros ponentes y lo insertamos en la web vía Streamtext. Era la primera vez que una WordCamp en España hacía esto con su streaming y ha sido uno de nuestros mayores quebraderos de cabeza.

El resultado: #WCES

Después de una travesía de reuniones, pruebas, descartes, sorpresas y más reuniones llegó la fecha de la WordCamp.

El primer shock fue el número de usuarios registrados y la cantidad de países de origen. 5500 registros y de prácticamente todos los países de América. Para nosotros América Latina siempre fue uno de nuestros objetivos y Rafa Poveda hizo un trabajo importante tratando de conectar personalmente con las comunidades locales de allí.

El segundo fue que a solo unos pocos días se había confirmado la participación de Matt Mullenweg, co-fundador de WordPress en la WordCamp. Esto era un bombazo de primera para frikis. Matt no había vuelto a España desde su visita a la WordCamp Europe de Sevilla en 2015.
De hecho no suele asistir más que a las WordCamps más grandes (WCUS y WCEU, por ejemplo).

Evidentemente el hecho de que esta fuera online lo facilitaba muchísimo pero a nosotros nos hizo tanta ilusión como si viniera a dormir a nuestra casa y a arroparnos en la cama dándonos un beso en la frente. Era algo histórico.

La culpa de la presencia de esta estrella mediática fue de Rocío Valdivia, mentora de la WordCamp que nos hizo creer que era posible.

Y tras esos 50 días de trabajo constante arrancó WordCamp España Online 2020 con mi discurso de apertura.

Y fue tan poco épico como estar solo en el despacho de la oficina (en casa con las niñas y el perro era imposible) y hablar a la fría webcam de mi PC mientras miraba un keynote con las diapositivas.

Ni un solo sonido, ni un aplauso, ni la mirada de ánimo de Ana Cirujano, ni el abrazo talismán de Nahuai Badiola, ni la sonrisa cómplice de Fernando Tellado o el calor del resto de compañeros de la organización.

Tan solo el chat de StreamYard donde un Julio de la Iglesia, tan serio, parco y nervioso como yo (habría que verlo allí al pobre), me decía en texto plano: «dentro en 10″».

Y esto era todo el calor que iban a tener nuestros ponentes en sus charlas, señores. Buffff

Te confieso que en ese momento me derrumbé y me arrepentí de todo. Me di cuenta de que era imposible que eso terminara siendo una WordCamp. No había calor, pasión y emoción. Solo frío, soledad y silencio. Otro puto webinar más.

En ese momento me acordé de mi primera charla en una WordCamp, Santander 2017, donde solo junté a apenas una decena de personas en una sala del Palacio de la Magadalena. Y la mayoría, de relleno, por compasión (aun recuerdo quiénes fuisteis y no lo olvidaré nunca).

Qué equivocado estaba… por suerte 🙂

Suelo remontar con fuerza esas situaciones. En cuanto empieza el juego me vengo arriba y lo disfruto y esta vez no fue diferente.

Además había algo que necesitaba hacer con confianza, un pequeño recuerdo a todas esas personas que nos han dejado por culpa del maldito virus a través de una diapositiva en blanco.

Cuadré mis 19’30» tal y como le había prometido a Julio y me fui inmediatamente a YouTube a ver el chat y el número de espectadores.

Más de 700 personas y decenas de mensajes de emoción y de ánimo de amigos y desconocidos. Lo mismo en Twitter.

Aunque está claro que no siempre puedes gustar a todo el mundo, claro… XD

¡Así sí que sí! Empieza el show, joder, Rock&Roll!

Desde ese momento todo fue una avalancha de charlas, mensajes en el chat, preguntas en directo, tuits de emoción, capturas de pantalla, entradas y salidas a las salas de networking en Zoom, mensajes en el grupo de Whatsapp de la organización y sesiones internas de Jitsi para comentar la jugada.

Yo había pedido explícitamente que se mantuviera silencio en Wahtasapp para reservarlo como una herramienta ágil por si había algún problema. Pero fue imposible. La emoción era tal que no podíamos mantenernos callados. Era un tsunami de reacciones, información y nervios que nos arrastraba por las 3 o 4 pantallas que teníamos cada uno de nosotros.

La reunión post-sesiones del primer día fue una catarsis de transformación de los nervios en energía y buen rollo. El equipo esta exultante.

Y así fue pasando la WordCamp. Charlas de todo tipo, ponentes que arriesgaron, otros que no tanto pero que dieron todo lo que pudieron, contenidos nuevos, gente nueva, charlas innovadoras, grandes sorpresas y valores seguros.

No voy a entrar a valorar las charlas porque son demasiadas y no sería bonito siendo el organizador principal, pero creo que la media fue altísima y la gente se divirtió y aprendió a partes iguales.

El momento más destacable como ya he adelantado sería la sesión de preguntas y respuestas protagonizada por Matt Mullenweg, conducida por un super amable Matías Ventura.

Fue un momento emocionante para todo el equipo, no solo por la visita sino por el reto técnico de la traducción simultánea. Aquí debemos asumir que pudo ser mejor y tomamos nota para futuras ocasiones, aunque pienso que se pudo seguir con cierta comodidad.

Las preguntas para Matt habían sido seleccionadas de entre las enviadas por los usuarios registrados y considero que concretaron una sesión muy interesante y entretenida.

Uno de los puntazos más comentados fue el de poder disfrutar de Matt despidiéndose en español.

Durante la tercera jornada se empezaron a ver cosas curiosas como las travesuras del algoritmo de recomendación de YouTube. Parece ser que a algunos usuarios random les estaba saltando nuestra transmisión como sugerencia y no todo el mundo estaba de acuerdo con la misma 😀

El cierre de charlas se hizo el viernes, con algún problemilla técnico a lo largo de la jornada que se resolvió sobre la marcha sin mayor incidente y que demostró que estábamos preparados y alerta para resolver lo que surgiera. Lo importante no es no fallar, la clave es saber resolver los problemas.

A esas alturas ya habíamos ido recogiendo las valoraciones del público y la verdad es que no pudieron ser mejores. Las que más nos emocionaron a todo el equipo fueron aquellas que reconocían que el espíritu WordCamp se había notado por todos los rincones:

• El barullo emocionante y estresante en el buen sentido de saltar de track en track para no querer perderte nada.
• Las conversaciones de pasillo en las salas de Zoom.
• El ir a visitar a los sponsors en sus mesas.
• Los tuits y capturas en tiempo real con las bromas y saludos.
• El cierre de cada jornada con sesiones de videoconferencias en Zoom que se alargaron hasta bien entrada la madrugada a modo de afterparty (alguno se despertó en Managua con una tremenda resaca).

Doble combo: El Contributor Day

Y todavía nos quedaba el Contributor ¿funcionaría tal y como habíamos imaginado? ¿serían productivas las mesas distribuidas vía Zoom?

Y vaya sí lo fueron. Según algunos líderes aún más que las mesas físicas. Todas adelantaron mucho trabajo y hubo una participación magnífica incluso con curiosos que saltaban de mesa en mesa.

Esto tiene sentido si recuerdas que muchas mesas necesitan compartir documentación y pantalla para avanzar ágilmente, como la mesa de diseño, o altas velocidades de conexión para subir ficheros pesados, como la de WordPress.tv.

Sabemos que hubo algunos problemas para entrar en las salas: errores de comunicación, contraseñas, aplicaciones que había que reiniciar… Además estos son errores de los que son difíciles de resolver porque mientras había gente a la que un enlace no le funcionaba, a otros sí.

Seguro que podemos tratar de buscar algún sistema más sencillo y seguro para evitar la frustración de quienes les costó mucho entrar pero es cierto que en ocasiones la razón fue tan simple como el exceso de tráfico o el uso de una herramienta nueva.

Conclusiones personales de WordCamp España

Sin duda todos hemos aprendido mucho y esto puede servirnos para tomar decisiones futuras.

• Siento está WordCamp como un ejemplo claro del poder del trabajo en equipo y del tremendo potencial de la comunidad WordPress. No hay reto demasiado grande para la gente que esta ahí dentro. Hay tantos perfiles distintos, tanta profesionalidad y sobre todo tanto amor y pasión por lo que hacemos que todo es posible, no hay límites.
• La tecnología ya está preparada para que el disfrute online se acerque mucho a la experiencia física. No es lo mismo, pero es parecido y hemos demostrado que puede ser un opción válida frente a situaciones complicadas y/o extraordinarias.
• Los Contributor Day digitales son una opción muy, muy interesante. Cómo he comentado, varios líderes de mesa de WCES opinan que son más productivos que los físicos. Puedo intuir que vamos a ver muchos más, desvinculados de WordCamps, en los próximos meses.
  Lo que esto puede aportar al crecimiento de WordPress en los próximos años puede ser sencillamente brutal.
• Las WordCamp online han llegado para quedarse. Todo lo que hemos descubierto durante esta experiencia nos lleva a verlas como una forma viable de acceder a personas que por diferentes motivos no pueden asistir a un evento presencial. Esa razón combinada con que es posible reproducir con mucha fidelidad la experiencia WordCamp ya es motivo suficiente para potenciarlas.
• Las comunidades americanas están dispuestas a participar en eventos combinados. Abrámonos a ellas y trabajemos juntos por hacer más grande la comunidad de WordPress en español.

Como penúltima reflexión me gustaría destacar la actitud de toda la comunidad hispana, no solo ponentes y organizadores sino también aquellas personas que han vivido este hito con emoción y alegría. Sus vibraciones nos han llegado a todo el equipo de responsables y colaboradores para animarnos a seguir adelante. Nos habéis dado fuerza y nos sentimos tremendamente agradecidos.

Para cerrar, quiero dar un fuerte abrazo a las 40 personas del equipo de organización. Titanes de la comunidad que han dado un ejemplo que seguro que muchos otros seguirán. Sois muy grandes, sentíos orgullosos de lo que habéis hecho y sobre todo de cómo lo habéis logrado, con trabajo, humildad y generosidad.

No sé cuál será el próximo reto pero estoy absolutamente seguro de que siempre habrá un equipo de élite para afrontarlo.

Sujetadles el cubata un momentito y veréis de lo que son capaces… ¡Viva la comunidad!